Escandallo de Catering: Como Calcular Costes y Presupuestos para Eventos

Por que el catering necesita escandallos especificos

El escandallo de catering no es simplemente un escandallo clasico de restaurante multiplicado por muchos comensales. El catering opera con variables que un restaurante convencional no tiene: volumen variable, logistica externa, personal eventual y alquiler de material. Ignorar cualquiera de estas partidas significa presupuestar a ciegas.

En un restaurante, muchos costes son fijos e invisibles (el horno ya esta ahi, el camarero ya esta contratado, la vajilla ya esta comprada). En catering, todo es variable: cada evento requiere calcular cuantos cocineros necesitas, cuantas furgonetas, cuantas mesas y sillas, y cuanto combustible para llegar al lugar del evento. Por eso, un escandallo de catering tiene entre 4 y 6 partidas de coste, frente a las 1-2 de un restaurante.

Las 3 diferencias clave frente al restaurante

• Volumen variable — un dia cocinas para 30 personas, al siguiente para 300. Cada evento exige un escandallo propio
• Logistica externa — transporte refrigerado, montaje de cocina temporal, almacenamiento en destino. Costes que un restaurante no tiene
• Personal eventual — necesitas contratar camareros, cocineros y runners extra para cada evento, con sus costes de SS y gestion

Componentes del Coste de un Catering

Mientras que en un restaurante el escandallo se centra en la materia prima, en catering el coste se divide en 5 partidas principales. Conocerlas y cuantificarlas es la diferencia entre un presupuesto rentable y uno que te hace perder dinero.

Ejemplo Completo: Escandallo de Boda para 100 Personas

Una boda en finca rural en Cataluna, junio 2026. Menu completo: cocktail de bienvenida (4 canapes + 2 bebidas), entrante, plato principal, postre, barra libre parcial. Veamos el escandallo completo de materia prima con precios de mayorista:

Presupuesto completo: todas las partidas

Ejemplo: Coffee Break Corporativo para 50 Personas

Coffee break para una jornada corporativa en un hotel de Barcelona. Servicio de media manana con cafe, te, zumos, bolleria variada y fruta fresca. Duracion: 30 minutos. Es el formato de catering con mejor margen porque la materia prima es economica y el servicio es rapido.

Con un food cost de materia prima del 24,9%, el coffee break es el formato mas rentable del catering. El personal necesario es minimo (2 personas de servicio) y la logistica es sencilla. Un catering que haga 4 coffee breaks a la semana de 50 personas genera unos 1.460 euros de margen bruto semanal con muy poco esfuerzo operativo. La clave: negociar precios de bolleria por volumen con el proveedor.

Ejemplo: Coctel para 80 Personas

Coctel para inauguracion de oficinas en Madrid. Formato standing con 8 pases de canapes (4 frios + 4 calientes), tabla de quesos e ibericos, barra de bebidas con cava, vino, cerveza y refrescos. Duracion: 2,5 horas. El coctel es el formato donde la sobreproduccion es mas critica porque el consumo individual es impredecible.

Como Escalar Recetas para Grandes Volumenes

Uno de los mayores errores del catering es pensar que escalar una receta de 4 a 100 raciones es multiplicar por 25. No lo es. Al trabajar con grandes volumenes, entran en juego factores que cambian el coste y el resultado:

Costes Ocultos del Catering

Los costes ocultos son la razon por la que muchos caterings novatos pierden dinero en sus primeros eventos. Si no los incluyes en el presupuesto, se comen tu margen silenciosamente:

Food Cost Objetivo en Catering

En catering hay dos food costs que debes controlar: el de materia prima y el total (incluyendo todas las partidas). Ambos son igualmente importantes, pero se miden de forma diferente:

Como Fijar el Precio por Persona con Margen Garantizado

Muchos caterers fijan precios "a ojo" basandose en lo que cobra la competencia. Eso es un error. El precio correcto se calcula de abajo hacia arriba: primero conoces tu coste real y luego aplicas el margen que necesitas.

5 reglas para fijar precios en catering

• Nunca fijes el precio antes de calcular el coste real completo (todas las partidas, no solo materia prima)
• Aplica un minimo del 25% de margen bruto. Por debajo, no cubres costes fijos ni imprevistos
• Para eventos premium (bodas, galas), el margen debe ser del 30-35% porque el riesgo operativo es mayor
• Cobra siempre un minimo por evento, independientemente del numero de personas (para cubrir costes fijos de logistica)
• Revisa los precios de materia prima antes de cada presupuesto: un cambio del 10% en el solomillo puede eliminar tu margen

Software vs Excel para Gestionar Costes de Catering

Muchos caterings empiezan con Excel para calcular presupuestos. Funciona cuando haces 2-3 eventos al mes. Pero cuando creces, Excel se convierte en un cuello de botella que consume horas y genera errores:

La transicion de Excel a software es el paso que separa un catering artesanal de uno profesional. Si preparas mas de 4-5 presupuestos al mes, un software de escandallos se amortiza en el primer mes solo en ahorro de tiempo. Y si aun prefieres Excel, puedes empezar con nuestra plantilla de escandallo gratuita.